在考虑案例管理应用时，工作流与业务流管理(BPM)的差异越来越重要。即使有先进的工作流能力也不够：为什么？这两者的比较将能够解释这一点。在许多企业内容管理软件系统中，工作流是标准功能。在某些情况下，它可能会被市场化定位为流程管理，因此理解其差异是非常重要的。相比之下，BPM工具套件(BPMS)包含工作流，应在需要额外功能时使用，因此一般包含在大多数案例管理应用中。

以简化的购买订单流程为例，比较了传统工作流与BPM的区别。什么是工作流？非结构化内容——通常是纸质文件的电子替代品，在业务中有特定的生命周期。在这个例子中，我将生命周期定义为对业务运营有用的一段时间。非结构化内容的例子可能是购买订单的电子图像、许多业务使用的公共文件等。许多工作者需要引用这些文件来完成他们的工作。工作流可以定义为路由在其生命周期中包含的步骤。作为工作流操作的一个例子，让我们按照步骤检查订单业务流程的工作流程。如果你遵循购买订单在生命周期中所经历的步骤，你可以更好地理解什么是工作流。在这种情况下，请想象一个办公设施供应商已经收到了要求新办公设备供应的订单。如果收到纸质文件，购买订单将首先扫描，然后创建购买订单的电子图片（或者，它可能已经作为PDF文件或通过电子数据交换EDI传输）。这是购买订单文档工作流的第一步。送达订单并输入文员的工作队列列等待处理。文员通过浏览图片，将产品和数量输入企业资源计划(ERP)的订单处理应用系统。装运人员完成了ERP系统的订单，但他登录到内容管理系统，通过审查原始购买订单来确认装运。然后装运人员将购买订单引导到财务部门，财务人员将订单电子标记为完成，更新与客户发票号相关的文件，并5年。这个例子显示了工作流作为过程中纸流的自动化过程。我们没有物理地移动纸质文件。相反，我们通过一系列的任务电子移动纸张的图片。现在，让我们来看看BPM如何改进这个过程。

什么是BPM？BPM不仅是规划业务流程的基础，也是不断优化业务运营模式的业务规则。需要一套集成的业务流程工具(BPMS)业务流程工具(BPMS)。BPMS可以理解、自动化和优化业务流程。路由只是BPM的一个元素。让我们再次回顾一下购买订单的例子，但这次我们以BPM为背景。工作流的目标是按预设顺序用文档图像的电子移动代替文档的物理移动。BPM的目标是管理业务流程，并利用以流程为中心的技术进行优化。BPM从定量分析现有业务流程开始——即业务流程分析(BPA)。为了实BPA，首先要确定现有流程的基本特征。这条基线是通过发现业务流程当前状态的细节来确定的。探索当前状态后，第二步是开发一个改善未来状态的过程设计。业务分析师通过了解当前流程状态的属性，捕捉问题或改进机会，了解需要做哪些改变来优化流程设计。当BPA工具成为BPMS的一部分时，建议的流程设计可以直接导入流程设计器或建模界面，并配置业务逻辑。假设办公设备供应商已经完成了对现有订单输入流程的分析。通过消除不必要的活动，自动化其他活动，可以合理化订单输入过程。在业务分析师向开发部门提交新流程之前，应模拟新设计。模拟是为了确认如何执行新流程。在设计优化流程之前，通过各种如果……怎样的场景模拟，订单输入流程和资源分配不断变化。然后开发部门利用新的流程设计创建新的订单输入应用程序。现在，当办公设备供应商收到购买订单时，它会立即扫描。纸质文档中的特定信息被自动识别和分析。与工作流相比，BPM的一个明显优势是它可以集成现有的应用程序，并通过精心设计与这些应用程序交互。BPM系统将扫描订单上的客户信息与客户关系管理系统(CRM)上的数据进行比较验证。基于新的订单输入流程，如果购买的订单来自新客户，BPM系统将客户信息添加到CRM系统数据库中。系统之间的自动化步骤被证明节省了时间和金钱。使用BPM的另一个好处是，办公设备供应商现在可以直接接受在线订单。精心策划与现有应用程序的交互，并与之集成，是BPM相对于工作流的关键优势。BPM软件连接到其他系统上需要通信但没有集成的点。例如，从购买订单分析中获取的产品信息可以直接输入订单管理应用程序。同样，产品打包交付给客户后，BPM系统可以将运输和交付的状态信息传递给客户通信应用程序，应用程序可以发送个性化的电子邮件和信函通知。使用BPMS，办公设备供应商还可以监控每个订单的处理过程和新订单输入应用程序的订单处理趋势。供应商实施业务活动监控(BAM)跟踪活动、订单状态和异常情况。当订单问题需要人工干预时，BPMS可以安排必要的人工步骤来解决相关问题。BPMS配合工具可以更有效地迁移到基于人的流程和基于系统的流程之间，从而保证流程的平稳流通。BAM模块现在可以根据需要统计跟踪整个订单输入过程的生命周期，从接收订单到实现订单。

可以理解的是，BPM被误认为是更先进的工作流，或者被视为工作流。许多公司从实施内容管理开始，其目标是减少纸质文件的使用。然后进入企业内容管理(ECM)实施阶段，用受控的电子文档图像代替物理文档的移动。这就是工作流。BPM提供的东西比电子文动更多的东西:这是一个基于技术理解、自动化和优化业务流程的解决方案。复杂的业务流程是人员活动和自动化活动的混合。当用户执行人工活动并与BPM应用程序交互时，界面界面应直观、灵活、开放。这种直观和灵活应该允许用户使用自己的判断来做出决定，而开放和灵活应该允许用户直接与之交互，或者使用电子邮件等其他应用程序与之交互。流程安排包括与现有后端办公应用程序的集成。任何应用程序都可以设计为相互对话，但这种对话应该达到什么水平呢？你需要写代码，还是只需要简单地配置流程模板来集成应用程序？无论是使用工作流还是BPM，降低整体环境复杂性都很重要。通过使用单一集成的平台，以足够灵活的方式安排任何类型的流程，以足够开放的形式轻松与其他应用集成，并具有足够的强度，可以从小规模扩展到处理大规模业务。